Prijatie nového zamestnanca je omnoho zložitejší proces, než len podpis pracovnej zmluvy. Ide o strategický krok, ktorý ovplyvní ďalšie fungovanie vašej spoločnosti i kvalitu poskytovaných služieb. Prečítajte si, čo všetko zahŕňa onboarding proces a na čo si dať pozor pri jeho realizácii.
Čo je a čo nie je onboarding proces
Onboarding predstavuje adaptačný proces, ktorý umožňuje novým zamestnancom rýchlu orientáciu a začlenenie do firmy, tímu spolupracovníkov, pracovných povinností, firemnej kultúry a štandardných pracovných procesov. Zatiaľ čo v zahraničí venujú firmy onboarding procesu celé mesiace (v niektorých dokonca rok a viac), na Slovensku je téma postupnej adaptácie uplatňovaná len zriedkavo.
Tému onboardingu si my Slováci často spájame s bežným “zaškolením zamestnanca”, ktoré je sprevádzané len oboznámením sa s nevyhnutnými pracovnými činnosťami a školením BOZP. Pravdou však je, že onboarding je oveľa komplexnejší proces, ktorý zahŕňa aj také aspekty, akými sú zoznámenie nového zamestnanca s internými (nepísanými pravidlami), spoznanie tímu, základná orientácia v priestore, nastavenie tréningového a rozvojového plánu či dokonca (v prípade expatov) aj zoznámenie sa s regiónom, v ktorom nový zamestnanec bude pôsobiť.
Predtým než začnete
Predtým, než sa pustíte do formálneho a neformálneho onboardingu by ste mali zadefinovať plán aktivít, ktoré zamestnanec absolvuje bezprostredne po svojom nástupe. Naplánujte predovšetkým:
- Kedy zamestnanec nastúpi do práce.
- Aký dojem chcete ako firma zanechať v zamestnancovi počas jeho prvého dňa v práci.
- Čo by mal nový zamestnanec vedieť o kultúre vašej firmy a pracovnom prostredí.
- Akú rolu bude hrať HR v tomto procese.
- Akí členovia manažmentu a akí zamestnanci sa budú zúčastňovať na onboarding procese.
- Aké ciele stanovíte pre rozvoj nového zamestnanca, kde by mal byť o rok – dva.
- Ako získate spätnú väzbu na realizovaný proces a ako ho budete merať, prípadne zlepšovať do budúcnosti.
Pri definovaní spomenutých bodov si dajte naozaj záležať. Prvé dni, ktoré strávi človek vo vašej firme totiž výrazne formujú jeho nasledujúce pôsobenie. Zvlášť opatrný buďte pri výbere tímu zodpovedného za celkovú adaptáciu. Ak by sa nový zamestnanec v prvých mesiacoch stretával s negatívne naladenými alebo frustrovanými kolegami, mohlo by to vážne ovplyvniť jeho ďalšie pôsobenie a motiváciu pre vás pracovať.
Prvé dni
V rámci onboarding procesu by ste v prvých dňoch mali venovať pozornosť najmä základným úkonom. Ide najmä o podpis zmluvy, konkurenčných doložiek alebo zmluvy o mlčanlivosti. Nového zamestnanca by ste tiež mali previesť pracovným prostredím, ukázať mu jeho pracovisko (pracovný stôl) a zoznámiť ho s kolegami, s ktorými bude denno denne spolupracovať.
Dôležitou súčasťou adaptačného procesu v prvých dňoch je aj štúdium produktov/služieb a procesov. Na tieto prípady je vhodné pripraviť tzv. Onboarding Handbook, sumár praktických informácií o spoločnosti. Novému zamestnancovi vytvorte email, prideľte prístupové údaje do interných systémov, firemné telefónne číslo prípadne zamestnaneckú kartičku. Jednoducho zabezpečte všetky časti nevyhnutné pre jeho bezproblémovú prácu.
Po odovzdaní základných informácií si nastavte pravidelné meetingy v trvaní 15 – 20 minút, na ktorých preberiete prípadné otázky zamestnanca a definujete ďalšie úlohy.
Prvé mesiace
Po absolvovaní prvých mesiacov je vhodné zamestnancovi prideliť samostatný projekt (nenáročný), na ktorom si bude môcť otestovať získané vedomosti. Zamestnanec by mal byť v tomto období už plne oboznámený so všetkými internými pravidlami a vlastnou pracovnou náplňou. Mal by byť plnohodnotným členom kolektívu, poznať svojich nadriadených aj spolupracujúcich kolegov.
V tomto období pristúpte k rozvojovému plánu. Nastavte očakávania, ktoré od zamestnanca požadujete a kontrolujte ich plnenie v čase. Pamätajte si, že kontinuálny rast je to, čo môže v najbližších rokoch výrazne ovplyvniť, či u vás zamestnanec ostane a aký prínos firme poskytne.
Checklisty
Na záver vám prinášame praktický checklist onboarding procesu podľa zamerania vášho podnikania (ENGLISH)
