12 overených rád pre efektívny time management

24. mája 2017 | 5 minút čítania

Efektívne využívať čas znamená dodržiavať určité pravidlá a byť maximálne koncentrovaný na svoju prácu. Pozrite si prehľad 12 rád, ktoré vám pomôžu v lepšej organizácii pracovného času tak, aby ste skutočne robili pokroky a ešte mali dostatok priestoru na svoje hobby.

Stanovenie jasných cieľov

Aby ste vedeli čomu a kedy máte venovať pozornosť, musíte si jasne stanoviť ciele. Následne plňte prioritne úlohy, ktoré vám pomôžu v naplnení týchto cieľov. Tie ostatné môžete urobiť aj neskôr.

Analýza stráveného času

Pre efektívne nastavenie time managementu musíte najskôr odhaliť čomu svoj čas venujete. Až potom môžete obmedziť úlohy, ktoré vás brzdia a venovať sa tým, ktoré vás posúvajú vpred. Na analýzu toho, ako trávite svoj čas a čomu ho konkrétne venujete môžete využiť rôzne mobilné aplikácie. Zapisujte si v priebehu týždňa všetko, čo robíte a sami uvidíte, koľko času strávite, napríklad skrolovaním Facebooku.

Využívanie TO-DO listu

Všetky úlohy by ste mali mať zapísané pod jednou strechou. Môžete sa tak systematicky posúvať od úlohy k úlohe a plniť svoj plán. Nezabúdajte, že je dôležité TO-DO list nielen vytvoriť, ale aj používať. Inak sa želaná zmena nikdy nedostaví.

Stanovenie priorít

Ak máte v TO-DO liste zapísané všetky úlohy, mali by ste k nim priradiť prioritu. Budete sa tak ľahšie rozhodovať, do čoho sa musíte pustiť hneď a čo počká. Ak chcete svoj time management ešte zlepšiť, môžete jednotlivým úlohám priradiť okrem priority aj odhadovaný čas. Vďaka tejto informácii budete už dopredu vedieť, koľko ich cez deň reálne stihnete splniť.

Prokrastinácia

Prokrastinácia je o nastavení mysle, ale aj okolitého prostredia. Snažte sa pracovať tam, kde ste najmenej rozptýlený a sústreďte sa výlučne na plnenie úloh zo svojho TO-DO listu. Neustále vyrušovanie a odbiehanie od činnosti extrémne znižuje váš výkon!

Organizácia práce

Veľa času pri práci strávite hľadaním dokumentov, komunikáciou s tímom a upresňovaním detailov. Snažte sa mať veci pohromade, urobiť si v nich logický systém a využívať softvér, ktorý vám pomôže nahradiť chaos poriadkom.

Delegovanie

Deň má len 24 hodín. To je fakt, s ktorým nič neurobíte. Ak môžete, využívajte svoj potenciál na dôležité veci. Tie menej podstatné (alebo tie, v ktorých nie ste dobrý) posuňte na iných ľudí.

Využívanie zdanlivo neproduktívneho času

Počas dňa prichádzate do rôznych situácií, ktoré môžete využiť na splnenie menších úloh. Ak do práce cestujete, urobte si rýchlu kontrolu mailov. Počas obeda si dohodnite schôdzku s obchodným partnerom a popri čakaní na úrade vybavte telefonáty. Aj keď ide o maličkosti, v konečnom dôsledku môžu mať obrovský vplyv na vašu produktivitu.

Odmietanie

Ste zavalený prácou a niekde vo vnútri viete, že ďalší projekt jednoducho nezvládate? Nebojte sa klienta odmietnuť. V tom najlepšom prípade ho môžete presvedčiť, aby si na vás počkal. Ak to nie je ochotný akceptovať, odporúčajte mu konkurenciu. V budúcnosti sa vám to určite vráti.

Koncentrácia

Najväčší nepriateľ produktivity je strata koncentrácie. Sústreďte sa vždy len na jednu vec a robte ju najlepšie, ako viete. Multitasking znižuje kvalitu i efektivitu vašej práce. Ak vás denne otravujú notifikácie a telefonáty, jednoducho si ich vypnite a po skončení úlohy hromadne vyriešte. Mail predsa nie je chat. Jeho výhodou je, že naň môžete odpovedať aj neskôr.

Worklife balance

Aj keď si to mnohí z nás neuvedomujú, zdravá strava, dostatok spánku, pitný režim a čas pre seba má obrovský vplyv na produktivitu. Nájdite si čas len pre seba a venujte sa úplne inej činnosti, akú robíte denno-denne v práci.

Technológie

Vďaka moderným technológiám dokážete urobiť oveľa viac práce za menej času. Pre organizáciu úloh môžete využiť napríklad aplikácie Toggl, Meistertask, Asana či Todoist. Väčšina z nich má svoju bezplatnú verziu, preto sa už skutočne nemôžete na nič vyhovárať.

Páčil sa vám tento článok? Zdieľajte ho s priateľmi.